La gestione della logistica nelle aziende comporta spesso una vera e propria sfida, soprattutto al giorno d’oggi, a causa di un mondo sempre più digitalizzato dove la maggior parte dei clienti acquista online. Per rimanere competitive le imprese devono necessariamente ottimizzare il processo di spedizione aziendale, adottando alcuni accorgimenti per rendere i trasporti più rapidi ed economicamente sostenibili.

Allo stesso tempo, bisogna anche prevenire gli inconvenienti più comuni che possono verificarsi durante il trasporto dei prodotti, per minimizzare i resi e le richieste di rimborso, ma anche per non compromettere la reputazione del brand. 

Per migliorare le spedizioni è necessario prestare molta attenzione ai dettagli, senza sottovalutare l’importanza di investire nella digitalizzazione e nell’organizzazione per costruire una logistica realmente efficiente e funzionale.

Imballare correttamente i pacchi 

Un aspetto da non trascurare per ottimizzare le spedizioni nelle aziende è migliorare la qualità dell’imballaggio, assicurandosi che ogni pacco sia adeguatamente confezionato e in grado di proteggere in modo ottimale i prodotti durante ogni fase del trasporto. 

Come riportato anche nell’approfondimento del web magazine di Lyreco dedicato a come preparare un pacco da spedire, i fattori da tenere in considerazione in questo processo sono numerosi, tra cui la scelta del tipo di imballaggio più adatto in base al contenuto, come scatole o buste, l'utilizzo di un riempimento adeguato per tutelare la merce e un sistema di sigillatura ottimale per evitare aperture indesiderate e danni ai prodotti.

Tra gli imballaggi più comuni e apprezzati ci sono le scatole di cartone, una soluzione versatile e pratica per spedire varie tipologie di merce. In particolare, è possibile scegliere tra un’ampia gamma di scatole di cartone per imballaggio, per esempio ad onda singola o doppia in base al peso del contenuto, in bianco o avana, con modelli di varie dimensioni e forme per soddisfare ogni esigenza.

Una volta scelto l’imballaggio bisogna sigillare bene il pacco con il nastro adesivo, utilizzando un semplice nastro in polipropilene o un prodotto specifico per applicazioni particolari, per esempio la carta gommata con struttura antieffrazione naturale per evitare manomissioni o un nastro in PVC più resistente all’umidità. 

È opportuno valutare anche l’esigenza di proteggere ulteriormente la spedizione con un film per imballaggio, usando un prodotto standard o tecnico, bianco o colorato. Infine, va scelto con attenzione anche il materiale di riempimento giusto, in base all’imballaggio utilizzato e al tipo di contenuto.

Semplificare le procedure di imballaggio e spedizione con la digitalizzazione e l’organizzazione

Una logistica efficiente richiede un’adeguata organizzazione del processo di imballaggio e spedizione a prescindere che si tratti di pacchi inviati ad altre aziende o a clienti finali, con l’obiettivo di semplificare le operazioni degli addetti e ottenere dei vantaggi concreti in termini di contenimento dei costi e aumento della qualità. 

Il modo migliore per farlo è progettare la zona di imballaggio in modo ottimale riducendo il rischio di errori e agevolando il lavoro dei dipendenti, ad esempio accertandosi che ogni operatore abbia a disposizione tutto quello che serve per preparare la spedizione nella sua postazione e usando delle stampanti portatili per produrre rapidamente le etichette da applicare sui pacchi.

È consigliabile anche definire delle procedure standardizzate per facilitare l’attività, affinché ogni addetto possa seguire dei protocolli chiari e semplici assicurando una maggiore precisione delle operazioni di packaging. 

Un valore aggiunto è rappresentato dalla formazione dei dipendenti che si occupano di gestire le spedizioni, accertandosi che ciascun collaboratore sia in grado di gestire le procedure in modo efficiente, risolvere autonomamente eventuali problemi che potrebbero verificarsi e utilizzare al meglio le tecnologie disponibili per la gestione delle operazioni logistiche.

In questo contesto, inoltre, è fondamentale investire nella digitalizzazione, dotandosi di software gestionali che aiutano a ottimizzare ogni fase del processo di imballaggio e spedizione minimizzando il rischio di errori. 

D’altra parte, oggi esistono programmi specifici per ogni operazione, dai software per la validazione degli indirizzi per evitare problemi nella consegna dei pacchi ai gestionali per la fatturazione elettronica e la gestione dei resi e dei cambi merce, fino alle piattaforme che consentono di monitorare le spedizioni in tempo reale attraverso funzionalità di live tracking.